Una responsabilidad fundamental de un administrador de empresas es controlar las operaciones. Los propietarios fijan las metas, contratan a los gerentes para que dirijan las acciones y reclutan a empleados para que lleven a cabo los planes del negocio. El control interno es el plan organizacional y todas las medidas correlativas diseñadas para:

1. Salvaguardar los activos

Una compañía debe proteger sus activos; de lo contrario, estaría derrochando sus recursos. Si se deja de cuidar el efectivo, el más líquido de los activos, éste se agotará rápidamente.

2. Motivar a los empleados para que sigan las políticas de la compañía.

En una organización, todo mundo necesita trabajar hacia las mismas metas. Con el hermano de Sheena, Andrew, operando una parte de Smart Touch Learning es importante que la empresa identifique las políticas que ayuden a alcanzar las metas de la compañía. Estas políticas también son importantes para la empresa, de tal modo que todos los clientes sean tratados de una forma similar, y de que los resultados se midan con eficacia.

3. Promover la eficiencia operativa

Las empresas no pueden darse el gusto de desperdiciar recursos.  Se deben reducir los gastos para aumentar las utilidades de la empresa.

4. Asegurar registros contables exactos y confiables

La existencia de buenos registros resulta esencial. Sin registros confiables, los administradores no sabrían qué parte de la empresa es rentable y cuál necesita mejoría.

Los componentes del control interno

Una empresa puede lograr sus objetivos de control interno mediante la aplicación de cinco componentes.

• Supervisión de controles
• Sistema de información
• Procedimientos de control
• Ambiente de control
• Evaluación del riesgo

Supervisión de controles

Las compañías contratan auditores para que vigilen sus controles. Los auditores internos son empleados de la empresa, quienes aseguran que los trabajadores de la compañía sigan las políticas del negocio y que las operaciones se realicen con eficacia. Estos auditores internos también determinan
si la empresa está cumpliendo los requisitos legales que regulan los controles internos para salvaguardar los activos. Los auditores externos son contadores externos completamente independientes de la compañía. Evalúan los controles para asegurarse de que los estados financieros
se presenten razonablemente de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) y sugieren mejoras para ayudar a la empresa.

Sistema de información

Como hemos visto, el sistema de información es fundamental. Los tomadores de decisiones necesitan información precisa para dar un seguimiento a los activos, así como para medir las utilidades y las pérdidas.

Procedimientos de control

Éstos son aquellos procedimientos que se diseñan para asegurarse de que se logren las metas de la empresa. La siguiente sección expone los procedimientos de control interno.

Ambiente de control

El ambiente de control es el “tono en la cima” de la empresa. Empieza con el propietario o con el director general y con la alta gerencia. Ellos deben comportarse de una forma honesta para dar el buen ejemplo a los empleados de la compañía. Cada uno de ellos debe demostrar la importancia de los controles internos, si espera que los empleados tomen los controles con seriedad. Los ejecutivos anteriores de Enron y WorldCom dejaron de establecer un buen ambiente de control y como resultado de ello están en prisión.

Evaluación del riesgo

Una compañía debe identificar sus riesgos. Por ejemplo, Kraft Foods se enfrenta al riesgo de que sus productos alimenticios dañen a la gente; los aviones de American Airlines pueden estrellarse; y Sony se enfrenta a los riesgos de una transgresión a los derechos de autor. Todas las empresas se enfrentan al riesgo de quiebra. Los negocios que se enfrentan a dificultades se sienten tentados a falsificar los estados financieros para verse mejor de lo que realmente están.

Procedimientos de control interno

Indistintamente de que la empresa sea Smart Touch Learning, Microsoft, o una estación de servicio BP, todas las empresas necesitan los siguientes procedimientos de control interno:

Personal competente, confiable y con ética

Los empleados deberían ser competentes, confiables y tener ética. El hecho de pagar buenos salarios atraerá a empleados de alta calidad. Los empleados también tienen que capacitarse para hacer bien su trabajo y sus labores deben ser supervisadas adecuadamente.

Asignación de responsabilidades

En una empresa con buenos controles internos, ninguna tarea de importancia se pasa por alto. Cada empleado tiene ciertas responsabilidades. En Smart Touch, Sheena Bright es el presidente. Suponga que ella se encarga de girar los cheques para controlar los pagos de efectivo. Ella permite que Andrew, su hermano, lleve la contabilidad. En una compañía grande, la persona a cargo de girar los cheques es el tesorero. El director de contabilidad recibe el nombre de contralor. Las responsabilidades claramente asignadas crean un compromiso hacia el trabajo, asegurando con ello que se realicen todas las tareas de importancia.

Separación de responsabilidades

Una administración inteligente divide los funciones entre dos o más personas. La separación de responsabilidades limita el fraude y promueve la exactitud de los registros contables. La separación de responsabilidades se divide en dos partes:

1. Separación entre las operaciones y la contabilidad. La contabilidad debe estar completamente separada de los departamentos operativos, como producción y ventas. ¿Qué sucedería si el personal de ventas registrara los ingresos de la compañía? Las cifras de ventas podrían inflarse y, posteriormente, la alta gerencia no sabría la cantidad que realmente vendió la compañía. Ésta es la causa por la cual se debería separar la contabilidad de las tareas del área de ventas.

2. Separación entre la custodia de los activos y la contabilidad. Los contadores no tienen que manejar efectivo, en tanto que los cajeros no deben tener acceso a los registros contables. Si un empleado tiene ambos deberes, esa persona tal vez robe dinero y oculte el hurto en los registros contables. El tesorero de una compañía maneja efectivo, y el contralor contabiliza ese efectivo. Ninguna persona tiene ambas responsabilidades.

Auditorías

Para evaluar sus registros contables, la mayoría de las empresas realizan auditorías. Una auditoría es un examen de los estados financieros y del sistema contable de una compañía. Para evaluar el sistema contable, los auditores deben examinar los controles internos.

Documentos

Los documentos brindan los detalles de las transacciones de negocios. Los documentos incluyen las facturas y los pedidos por fax. Los documentos tienen que estar prenumerados para prevenir el hurto y la ineficiencia. Un vacío en la secuencia numerada llamaría la atención. El administrador puede comparar las ventas totales en las facturas, contra el monto de efectivo recibido y depositado por Hannah Sherman.

Dispositivos electrónicos

Los sistemas contables se basan cada vez menos en documentos impresos (en papel), y cada vez más en documentos electrónicos y dispositivos de almacenamiento digital. Por ejemplo, los minoristas  controlan el inventario mediante la colocación de un sensor electrónico en la mercancía. Al pagarse ésta, el cajero debe quitar el sensor. Si un cliente intenta salir de la tienda con el sensor puesto, suena una alarma. De acuerdo con Checkpoint Systems, estos dispositivos reducen el robo hasta en un 50%.

Otros controles

Los otros tipos de controles que hay son tan variados como los tipos de negocios que existen. La clave de los controles es que el costo de éstos no debería exceder el beneficio (ahorro) que resulte del establecimiento de ese control. Algunos ejemplos de otros controles comunes son

● Bóvedas a prueba de incendios para almacenar documentos importantes
● Alarmas contra robo, alarmas contra incendio y cámaras de seguridad
● Capacitación de los empleados de la compañía por especialistas en prevención de pérdidas, para aprender a detectar actividades sospechosas.

Como otro control, hay garantías de fidelidad para los empleados que manejan efectivo. Esas garantías son una póliza de seguros que reembolsará a la compañía cualesquiera pérdidas debidas a robos de los empleados. Las vacaciones obligatorias y la rotación de puestos mejoran el control interno. Estos controles también aumentan la motivación al brindar a los empleados una amplia perspectiva de la empresa.