Teniendo en cuenta que la finalidad es facilitar la comunicación con el auditorio, la preparación de la presentación ha de garantizar la comprensión global del proyecto empresarial por parte de los interlocutores. Para que una presentación sea fácilmente comprensible deberá arrancar rápidamente, se deberá explicar la importancia de lo que se está presentando, mantener un nivel elevado de atención, atender a la reacción del público y aclarar lo que sea necesario hasta que no queden dudas.

Preparación de una presentación

A continuación se presentan las reglas básicas de preparación de una presentación, relacionadas con ocho aspectos a tener en cuenta:

1. Dominar el proyecto

Esto no significa tener el discurso memorizado, sino contar con un mapa memorístico; es decir, un mapa mental de exposición de ideas. Una estructura simple servirá para no perder el hilo del discurso y ayudará a profundizar, sin desviar el tema, sobre aquellos aspectos que no estén claros o realizar las aclaraciones pertinentes cuando se susciten preguntas sobre algún apartado, aspecto, curiosidad, etc. Dominar el proyecto supone estar preparado/a para las preguntas para las que ya se tiene respuesta; ser capaz de improvisar soluciones a problemas que no se habían planteado con anterioridad; demostrar ilusión y entusiasmo durante la exposición del proyecto y tener la capacidad de observar la reacción del auditorio durante el discurso porque esto permitirá flexibilizarlo a partir de la estructura inicial.

2. Conocer a la audiencia.

Conocer el perfil de los interlocutores es importante para preparar la estrategia discursiva. Además, tener información previa de las personas que escucharán el discurso servirá para crear un ambiente familiar, ganar confianza y facilitar la conexión con el auditorio. Aspectos personales (aspecto físico, edad, sexo o personalidad), profesionales (cargo, grado de disciplina o perfeccionismo) y de la organización a la que pertenecen (entidad de promoción económica, de inversión o capital riesgo, financiera o administración,) servirá para adaptar la imagen a transmitir, temas sobre los que profundizar o aspectos a destacar.

3. Preparar el material

El material de apoyo a la presentación puede ser genérico (dossier de información del proyecto), demostrativo (una “demo” de aplicación informática, de producto o servicio, una maqueta, un diseño, etc.) o aclaratorio de algún apartado específico. Todo el material con el que se cuente deberá estar organizado y el uso del mismo deberá ser elegante. Esto no siempre va a ser fácil, sobre todo porque se recomienda contar con gran cantidad de material que se utilizará en las presentaciones en función del tiempo del que se disponga.

4. Conocer la hora y controlar el tiempo

Todo el esfuerzo dedicado a la presentación se podría ver frustrado si se llega tarde. Por eso la primera recomendación es llegar con tiempo para evitar atascos, contratiempos o retrasos de última hora. Es importante conocer con anterioridad el tiempo del que se dispondrá, porque el contenido y el estilo variarán en función de si se dispone de una hora o 15 minutos (colocar un reloj en un sitio visible puede ser de gran ayuda).

5. Prever preguntas y preparar respuestas

Las respuestas pueden ser incorporadas en la presentación o ser retenidas esperando el “golpe de efecto” cuando el auditorio formule las preguntas previstas.

6. Ensayar el discurso delante de público

Si bien en ocasiones se recomienda el ensayo de un discurso delante de un espejo, lo cierto es que esta técnica no es muy recomendable porque puede desviar la atención. Lo más recomendable es grabarse o buscar “público cualificado” dispuesto a escuchar el Plan de negocio. Por “público cualificado” entendemos aquellas personas de interés para ser los receptores del mensaje. Personas que conocen el sector de actividad donde se enmarca el proyecto, empresarios/as, familiares o amigos/as son algunas de las personas que podrían proporcionar críticas constructivas sobre el interés y la forma de presentar el proyecto.

7. Preparar el escenario

No siempre se estará en disposición de que quien organiza la presentación del proyecto se encargue de que el escenario sea el óptimo. Por eso se recomienda visitar y familiarizarse previamente con el espacio (si es posible, incluso asistiendo a presentaciones anteriores). En todo caso, es imprescindible averiguar de qué elementos se dispondrá (proyector, ordenador portátil, conexión a Internet…) y de llevar aquellos que se necesiten y no estén a disposición.

8. Preparar el inicio de la presentación

Dado que la primera impresión influye en el nivel de receptividad del público sobre el resto del discurso, se recomienda preparar la forma de empezarlo. De igual manera, el mensaje final deberá recoger una conclusión de la presentación con un mensaje claro y directo. Además, el “pánico escénico” es más difícil de controlar durante los primeros minutos de la presentación, así que también puede servir de ayuda tener preparada la forma de empezar.