Este resumen se trata del capítulo 3 del libro Auditoria interna 3ra edición de juan Ramón Santillana titulado: Estructura y administración de la función de auditoria interna. A continuación, veremos todos los temas relacionados con este capítulo y conocimientos adquiridos a partir de la lectura del mismo.
Para empezar, es importante saber que la posición o ubicación organizacional de la función de auditoria debe ser relevante para asegurar el cumplimiento de las responsabilidades de auditoria que le son asignadas. Se muestra que entre más alto sea el nivel donde se ubique a la función de auditoría interna dentro de la organización, mayor será la aceptación y respeto a esta función; en consecuencia, mayor será también la interacción con los niveles de toma de decisión y, por supuesto, mayor y mejor será el servicio que prestará a la organización.
Una estructura organizacional ideal de la función de contraloría estará integrada con las siguientes
áreas: organización y métodos, contabilidad general, contabilidad de costos y auditoría interna.
Organización y métodos. Al área de organización y métodos se le encargará, entre otras actividades,
la elaboración de manuales de organización y manuales de sistemas y procedimientos en los que
probablemente se incluyan temas relativos a los con troles internos por observar en los procesos, las
funciones y actividades que norman y regulan esos manuales.
Contabilidad general. La contabilidad general es el mayor y mejor elemento de con trol interno en
una organización. Contabilidad capta, comprenda, registra e informa los resultados de operación de
una entidad por un periodo dado, y dice cuál es su situación financiera a una fecha dada. Una
entidad sin contabilidad es una entidad sin control, por tanto, habrá de depender del contralor;
precisamente, para controlar. Por contabilidad general se entenderá el proceso contable al que se le
incorpora el control presupuestal (elaborar el presupuesto corresponde al área de finanzas), vía la
comparación resultados-presupuesto y la contabilidad de costos.
Contabilidad de costos. Es la captación, el compendio, la derrama, el registro y el informe de los
costos de producción. Una buena contabilidad de costos y un adecuado control de los mismos
, que dependa del contralor; es la que informa el costo unitario de fabricación, las desviaciones o
vacaciones a los costos estimados o están dar previstos, identifica el porqué de esas desviaciones, y
es en la que coinciden sus registros analíticos con los registros mayores de la contabilidad general.
Auditoría interna. Con esta función se cierra el ciclo de control que debe ejercer el contralor y su
justificación para ubicarla dentro de la contraloría obedece a que la función de auditoría interna
debe vérsele como un control cuyas funciones consisten en examinar y evaluar la adecuación y
eficiencia de otros controles. Por tanto, al reconocer a la función de auditoría interna como un
control de controles suena adecuado o razonable que dependa del contralor.
¿Reportando a la dirección de finanzas?
Un atributo natural, en cierta medida generalizado en el serhumano.es el deseo de poder. en sentido
aprehensivo de allegarse o hacerse de facultades para hacer, ordenar, imponer una acción o decisión,
en síntesis, tener poder para cambiar las cosas.
Una entidad, en sentido organizacional, está constituida por combinaciones de recursos humanos,
materiales y financieros, conducidos y administrados por un centro único de control que toma
decisiones encaminadas al cumplimiento de los fines específicos para los que fue creada.
Al director de finanzas, la entidad para la que labora le otorga facultades para administrar uno de
esos recursos: los financieros; obviamente dentro de políticas, criterios y acordes con los fines que
persigue la propia entidad.
Esa facultad redunda, directa o indirectamente, en poder: ¡el poder de dinero. El director de finanzas tiene poder para decidir cómo allegarse de recursos, cómo administrarlos cuando obran en su poder, y cómo erogarlos. Este simple hecho le da poder dentro de la organización.
Y si a ese poder que proporciona el administrar el dinero se le añade el poder que da el contar con
información delicada y altamente relevante e importante que suministra auditoría interna, así como
el poder decidir cuándo, cómo y a quién auditar, simple y sencilla mente se está haciendo al director
de finanzas uno de los hombres más poderosos sino es que el más de la organización; en
ocasiones por encima del propio director general.
Salvo verdaderas excepciones, y por circunstancias que así lo ameriten, la función de auditoría
interna no deberá depender del director de finanzas; ya tiene suficiente con el poder que le da el
administrar dinero.
Mensaje para el director general: el poder se ejerce, no se comparte. En conclusión, el director
general no deberá permitir que el poder que aporta auditoría interna quede en beneficio del director
de finanzas; el beneficio debe ser para la organización en su conjunto. Y el director general responde por la organización y además, la representa.
FACTORES QUE INFLUYEN EN LA ESTRUCTURA Y DIMENSION DE LA FUNCIÓN DE AUDITORÍA
INTERNA
Uno de los aspectos más importantes que inciden en la relación administración auditoría interna es
la estructura y dimensión que se le habrá de dar a la función de auditoría interna. El punto
determinante es cuántos auditores lo deben conforman qué niveles jerárquicos lo integrarán, y con
qué infraestructura se le dotará. Decisión difícil y complicada.
Con el propósito de aportar elementos de juicio que coadyuven en este intento, enseguida se analizarán los factores por considerar en esta determinante decisión, en el entendido de que no existen criterios. parámetros definidos o recomendados a los que se pueda acudir en soporte de este proceso decisorio. Todo dependerá de la importancia que represente la función de auditoría interna para la administración, el nivel o grado de servicios deseados o esperados, y la capacidad de convencimiento del director de auditoría interna sobre el gran potencial de apoyo y servicio que puede aportar la función de auditoría interna a la administration.
Tamaño de la organización. El tamaño de la organización o entidad medido en la magnitud de sus
activos, volúmenes de producción y venta, personal con que cuenta y la complejidad y variabilidad
de sus operaciones y procesos son elementos básicos por considerar. A mayor amplitud, mayor
control se requiere; auditoría interna es parte esencial de ese control. Es evidente que entre más
pequeña sea la organización, su director o gerente general podrá ejercer mayor supervisión sobre las
operaciones en su conjunto, y obvia mente disminuirá el tamaño de la función de auditoría interna.
Relación costo-beneficio. En ocasiones, de forma errónea, se considera que la función de auditoría
interna es costo para la organización. Aquí habrá de reflexionarse el siguiente cuestionamiento.
¿Cuánto se está dispuesto a gastar a cambio de qué?
Sn embargo, esa visión es errónea porque la auditoría interna no es un costo, es una inversión: y
como tal habrá de redituar beneficios y rendimientos. Este aspecto en ocasiones es factible de ser
medido: analícense, por ejemplo, los tres siguientes cuestionamientos: ¿Cuánto se perdió o
desperdició por falta de vigilancia o supervisión adecuadas?,¿cuánto se ahorró o se obtuvieron
beneficios gracias a una oportuna intervención y recomendación de auditoría?, El prescindir de los
servicios de auditoría interna, o el dotarla con una raquítica infraestructura, puede ser un ahorro mal
entendido.
Recurrencia en errores o actos indebidos. ¿Son frecuentes y relevantes los errores administrativos y
operativos? ¿Es frecuente la incidencia en actos indebidos, fraudes, irregularidades o deficiencias? Si
la respuesta es afirmativa, es un signo inequívoco de falta de control y supervisión, por lo que se
toma urgente la necesidad de contar con una sólida y ben estructurada función de auditoría interna
que intervenga en plan preventivo para evitar su comisión. Es más económico, y con un cúmulo de
beneficios, el prevenir que corregir.
Confianza en la función de auditoría interna. La evolución y el desarrollo que ha alcanzado la
profesión de auditoría interna producto de un esfuerzo firme y sostenido. la han hecho acreedora de
merecer la confianza de quienes creen y se apoyan en sus servicios. A mayor confianza, mayor
necesidad de ella y mayor apoyo e infraestructura por dotársele. Corresponde a la función de
auditoría interna actuar con honradez, disciplina, esmero, entusiasmo y profesionalismo para
mantener y superarla confianza que la administración ha depositado en ella.
Mente abierta al cambio. Aceptar los servicios de una auditoría interna moderna implica una
amplitud de criterio y mente abierta para administrar apoyándose en esta disciplina profesional.
Auditoría interna reportará aciertos y errores cometidos por el personal de la organización a
cualquier nivel, lo cual incluye mandos de dirección, y habrán de reconocerse y aceptarse.
A si mismo recomendará cambios en estíos y modos de administrar y operar; las recomendaciones serán
evaluadas y aceptadas, en cuanto su aplicación, con un espíritu de superación y mejora. Auditoría
interna, para el que la ejerce, y para el que se vale de sus servicios, debe ser una dimensión de
interacción hacia el cambo positiva ya q je no comulga con personas de criterio estrecho y resistentes
al cambio.
Gerente de auditoría
Descripción del puesto
a) Perfil del puesto: disponer la ejecución de trabajos de aseguramiento o de consultoría a las
unidades administrativas y actividades de la organización que le fueron asignadas por intervenir de
conformidad con el plan o programa general de auditoria e instrucciones especiales o extraordinarias
que reciba del director de auditoría interna; también debe mantener permanentemente informado al director de auditoría interna sobre el avance de las auditorias y los problemas principales que se
van presentando.
b) Principales obligaciones y responsabilidades:
► Asistir al director de auditoría interna en el cumplimiento de sus obligaciones; cubrir sus ausencias sobre base rotatoria entre los gerentes de auditoria.
► Prever requerimientos de carga de trabajo a corto, mediano y largo plazos en las unidades administrativas y actividades que le son asignadas a auditar.
► Prever requerimientos de personal para cubrir sus asignaciones de auditoria, asegurándose de que sea capaz y esté disponible para efectuar los trabajos.
► llevar a cabo planes, desarrollos y revisiones del desempeño de aquel segmento del plan general de auditoría que está bajo su responsabilidad.
► Proporcionar asistencia técnica en la resolución de problemas especiales o complejos que puedan surgir durante una auditoría.
► Proporcionar los reportes finales de auditoría, asegurándose de que se cumplió con la normatividad y los estándares aplicables para garantizar la calidad del trabajo efectuado.
► Participar evaluar y recomendar acciones apropiadas, a requerimiento específico. en los casos de
fraude y alegatos.
► Promover sugerencias e innovaciones de auditoría y revisar los métodos para conducir las auditorías.
► Asegurarse de que los trabajos de auditoría se efectúen de acuerdo con ia normatividad y los estándares profesionales, y que son llevados a cabo dentro del presupuesto de tempo asignado.
c) Superior jerárquico: trabaja directamente bajo…
Encargado de auditoría
Descripción del puesto
a) Perfil del puesto: llevar a cabo los trabajos de aseguramiento o de consultoría a las unidades
administrativas y actividades de la organización. y atender instrucciones especules de revisión que se
le encomienden. Trabajar con independencia en la ejecución de sus asignaciones, las cuales son
revisadas por un supervisor para asegurar consistencia y competencia profesional en todos los
trabajos que se le confíen. Recibir asignaciones con instrucciones generales respecto de los
propósitos y los objetivos a perseguir y el tratamiento de problemas que se puedan presentar
b) Principales obligaciones y responsabilidades:
► Ranear y conducir auditorias en las unidades administrativas y actividades de la organización, y actuar como líder frente a un equipo de auditores. Ejercer un alto grado de responsabilidad y juicio profesional.
► Evaluar la eficiencia del control interno reflejado en políticas, procedimientos y prácticas administrativas y de operación.
► Determinar la contabilidad en la contabilidad y otros registros, y la información que emana de ellos.
► Evaluar el grado en que las prácticas administrativas son conducidas de una manera eficiente y económica, que las operaciones están de acuerdo con las políticas y regulaciones, y el grado en que se van alcanzando los resultados de los planes y programas.
► Asistir al supervisor en la planeación de la auditoria y efectuar cada una de las etapas que le son
establecidas para el ejercicio de una auditoría o consultoría. Instruir a cada uno de los miembros de
su equipo de trabajo en las actividades que le correspondan.
► Conducir la presentación y cierre de entrevistas o empleados auditados. Es responsable de
informarles respecto de los hallazgos y observaciones que va encontrando, y las respuestas que se le
han dado.
► Revisar la documentación de auditoría y los papeles de trabajo preparados por sus subordinados;
preparar el borrador del informe de auditoría.
► Preparar reportes internos, tales como planes y programas de auditoria, re portes de avance y
reportes de hallazgos significativos.
Auditor auxiliar
a) Perfil del puesto: recibir, por parte del auditor encargado del trabajo de aseguramiento o
consultoría. asignaciones con instrucciones específicas respecto del propósito de la intervención, y
cómo llevar a cabo el trabajo que le ha sido encomendado. Recibe orientaciones continuamente y su
trabajo es monitoreado muy de cerca por el encargado y el supervisor de auditoría.
b) Principales obligaciones y responsabilidades:
► Asistir al encargado de la auditoría en la planeación del trabajo y en el desarrollo del enfoque
aplicado a la auditoría.
► Desempeñar el trabajo asignado o aquel segmento a ser revisado, con la dirección y orientación
del autor encargado.
► Desarrollar o asistir en la preparación del programa de auditoría.
► Evaluar la adecuación y eficiencia de los controles de operación.
► Asistir en la selección de técnicas y procedimientos de auditoría a aplicar y en
la ejecución del programa de auditoría.
► Preparar documentación de auditoría que resuma y dé evidencia de la información obtenida y de
las conclusiones a que se llegó.
► Discutir con la administración los resultados del trabajo, que incluye observaciones, deficiencias
detectadas y acciones correctivas recomendables.
CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO
Capacitación y entrenamiento es una parte del proceso de administración de recursos humanos,
mediante el cual se mantiene permanentemente actualizado y preparado al personal para hacer
frente y atender las necesidades de una organización en el mundo cambiante donde actúa.
Objetivo. La capacitación y entrenamiento del personal de auditoría interna tiene como objetivo
prepararlo para atender las necesidades de la organización, desarrollarlo como un incentivo acorde
con el crecimiento de la misma, mantenerlo actualizado a la luz de las condiciones cambiantes del
entorno general en que gravita la propia organización: en suma, hacerlo cada vez más útil a sí mismo y a quien le presta sus servicios.
Importancia. No es suficiente haber reclutado a un auditor debidamente actualizado, capacitado y
entrenado: al igual que no es suficiente entrenar a un auditor y esperar a que con ello permanezca
siempre competente. Pasado cierto tiempo surgen nuevas técnicas, nuevas disposiciones y
reglamentaciones, nuevos equipos y sistemas: en síntesis, innovaciones que desplazan, actualizan o
modernizan lo que actualmente está en uso. Por lo mencionado, es importante e indispensable
capacitar y entrenar, y volver a capacitar y entrenar, en forma constante y permanente, para no caer
en la obsolescencia.
Capacitación interna, responsables de su ejecución.
Planeación de asignaciones. Siempre que sea práctico, no se deben dar asignaciones sólo para cubrir
huecos ni cambiar continuamente a los auditores sin que concluyan con nada. Un buen plan para
desarrollar a un auditor requiere que se le asigne el tiempo que sea necesario para conducir con el
trabajo que le fue encomendado; sin embargo, vale reconocer que en ocasiones ello no es posible
debido a situaciones de carga de trabajo ocasionado por requerimientos de auditorías fuera de
programa La participación de los supervisores es esencial para que la planeación de las asignaciones
permita el desarrollo de los auditores.
Supervisión e instrucciones de trabajo. Hay muchas oportunidades para que un supervisor de
auditoría pueda ayudar a entrenar subordinados sobre la marcha en materia de planeación.
organización y control del desarrollo de la auditoría asignada. Un supervisor siempre debe tener en
mente que él es responsable por el entrenamiento en campo del personal que te asignado; esta
responsabilidades no ocasiones no es asimilada debido a las propias presiones del trabajo, sin
embargo, el supervisor debe recordar que del desarrollo de sus subordinados dependerá en gran
parte la solidez del área de auditoría a su cargo.
Este entrenamiento puede adoptar diversas vertientes: instrucciones, demostraciones, estímulos. críticas y orientaciones. A su vez. el subordinado debe recibir y aceptar las críticas de una manera constructiva porque tienen como propósito ayudarlo.
Asesoría. Debe destacarse la importancia de la asesoría, ya que es un elemento que sirve para
aumentar y darle más solidez al proceso de aprendizaje interno. Un efectivo programa de asesoría
ayuda a detectar puntos débiles de un auditor y sugerir la forma de corregirlos. La asesoría sirve para
captar el punto de vista del personal de auditoría, que será tomado en cuenta para la preparación de
un programa formal de entrenamiento; además, a través de la asesoría el personal se ajusta a las
políticas y prácticas comunes desarrolladas en y para la función de auditoría interna. Con el uso
efectivo de técnicas de asesoría, el personal de auditoría es motivado a acelerar su aprendizaje y sus
habilidades, en aras de su progreso.
Desarrollo de liderazgo. El desarrollo personal del auditor es un importante elemento en el
entrenamiento interno. Especial atención requiere el desarrollar habilidad para llevarse ben con los
demás. Es muy importante la habilidad para concebir y vender ideas. Ser un líder de los
subordinados es también una parte integral del crecimiento del auditor.
Rara el supervisor hay muchas oportunidades de desarrolla" estas habilidades sobre la marcha
Estructura funcional La estructura funcional del archivo de auditoría interna se divide en tres áreas principales: archivo deadministración interna, archivo de auditorías realizadas y archivo general.
Archivo de administración Interna. Este archivo es básico y determinante para que el director de
auditoría interna se apoye en él para administrar la función de la que es responsable; nadie debe
administrar por él. Contiene un expediente de todos y cada uno de los miembros de la función de
auditoría interna, con el mismo tipo de documentos y referencias que debe incluir un expediente
similar integrado por el área de recursos humanos de la organización, el que incorpora, por supuesto,
datos y la histona y evolución laboral de cada empleado. Este enfoque puede representar duplicidad,
pero es necesario que el director de auditoría interna pueda controlar y administrar al personal con
que ha sido dotada la función de auditoría interna.
Esta área de archivo será responsable, además. de conservar y controlar los aspectos presupuéstales
y programáticos de la función; controles de viáticos, gastos y tiempos de auditoría; controles sobre el
uso de mobiliaria equipo y suministros de oficina, que incluye el parque vehicular con su
correspondiente mantenimiento.
Métodos de custodia, control y localización de información archivada
Es altamente deseable y conveniente que la función de auditoría interna cuente con un área de
administración interna, cuyo titular sea responsable por la guarda y custodia de su correspondiente
archivo y el de trabajos realizados El archivo general puede ser confiado a la secretaria del director
de auditoría interna.
La forma o mecanismo más utilizado para el control y localización de información es clasificando los
expedientes en forma alfabética y cada expediente, a su vez. en orden cronológica El acceso a los
archivos debe ser restringido únicamente a los empleados autorizados. El préstamo de expedientes
debe ser mediante un archivo que indique el expediente solicitado, motivos de la solicitud.
fecha de devolución, nombre y firma del solicitante: asimismo, debe contener nombre y firma del
supervisor, gerente o director que autoriza la consulta o préstamo del expediente.
Métodos de custodia y control de correspondencia
La función de auditoría interna es de alto cuidado y confidencialidad en una organización; por tanto
no es conveniente ni adecuado que la correspondencia que cruza sea interferida o conocida por otro
personal que no pertenezca a la función, incluso dentro de los propios auditores: cada auditor
conocerá lo que le toca conocer, no más.
El procedimiento muy práctico y efectivo para preservar ese carácter es contratar un servicio de
apartado o casilla postal para uso exclusivo de la función de auditoría interna; y se designará a uno
solo de sus miembros para que recoja la correspondencia, la que entregará personalmente al
director de auditoría interna quien la recibirá y distribuirá a quien proceda.
Respecto a la correspondencia de salida, en cada gerencia de auditoría se emitirá la correspondencia que surja de su grupo, fechada y con un número de escrito ininterrumpido: ningún miembro del grupo emitirá correspondencia que no sea bajo este control. Es prudente que esta correspondencia sea firmada por el gerente de auditoría para asegurar á propiedad de su emisión, y para que conozca lo que están haciendo sus subordinados, que al fin y al cabo están bajo su responsabilidad.
Una práctica de control muy conveniente en la correspondencia de salida consiste en que semanalmente cada gerente de auditoría facilite al director de auditoría interna, para su lectura y conocimiento, el denominado consecutivo de escritos y correspondencia generada.
