El instrumento básico de resumen de contabilidad es la cuenta. Una cuenta es el registro detallado de todos los cambios ocurridos en un activo o un pasivo específico, o en el capital contable del propietario durante un periodo en particular. Las transacciones de negocios producen cambios.

Los contadores registran las transacciones primeramente en un diario, el cual es un registro cronológico de las transacciones. Posteriormente, los contadores copian (traspasan) los datos al libro de cuentas denominado mayor. La lista de todas las cuentas del mayor y de sus saldos recibe el nombre de balanza de comprobación.

(Resumido)
● Cuenta: registro detallado de los cambios habidos en un activo o un pasivo específicos, o en el capital contable del propietario
● Mayor: libro que contiene todas las cuentas
● Diario: registro cronológico de las transacciones
● Balanza de comprobación: lista de todas las cuentas con sus saldos

Las cuentas se agrupan en tres amplias categorías, de acuerdo con la ecuación contable:

Activos = Pasivos + Capital contable del propietario

Activos

Los activos son recursos económicos que beneficiarán a la empresa en el futuro o, simplemente, algo que la empresa posee y tiene valor. La mayoría de las empresas usan las siguientes cuentas de activos:

Efectivo

La cuenta Efectivo es un registro de los efectos de las transacciones que, en efectivo, realiza un negocio. El efectivo incluye el dinero, como el saldo en bancos, los billetes, las monedas y los cheques. El efectivo es la necesidad más apremiante de los negocios de nueva creación.

Cuentas por cobrar

La mayoría de las empresas venden bienes o servicios a cambio de la promesa de una recepción futura de efectivo. Tales ventas se hacen a crédito (“a cuenta”), y Cuentas por cobrar contiene tales cantidades. En Estados Unidos y en otros países, la mayoría de las ventas se hacen a crédito.

Documentos por cobrar

Una empresa puede vender bienes o servicios, y recibir un documento por cobrar o un pagaré. Un documento por cobrar es una promesa escrita de que el cliente pagará una cantidad de dinero fija en una cierta fecha.

Gastos pagados por adelantado

A menudo una empresa paga ciertos gastos, como la renta y los seguros, por adelantado. Un gasto pagado por adelantado es un activo porque el prepago ofrece un beneficio futuro. Rentas pagadas por adelantado, Seguros pagados por adelantado y Suministros de oficinas son cuentas separadas de gastos prepagados. La colegiatura de la universidad es un activo para quien la paga.

Terreno

La cuenta Terreno muestra el costo de los terrenos que sean propiedad de una empresa para usarlos en sus operaciones. Los terrenos que se mantienen para venta son un caso diferente y su costo es una inversión.

Edificio

El costo del edificio una oficina o un almacén aparecen en la cuenta Edificio. Frito-Lay y The Coca-Cola Company poseen edificios en todo el mundo, donde fabrican papas fritas y bebidas gaseosas.

Equipo, mobiliario y enseres

Una empresa tiene una cuenta de activos por separado para cada tipo de Equipo —de cómputo, de oficina y de tienda, por ejemplo. La cuenta de mobiliario muestra el costo de este activo. Asimismo, la cuenta Enseres indica el costo del material de iluminación y de los archiveros, por
ejemplo.

Pasivos

Recuerde que un pasivo es una deuda, es decir, algo que se debe. Por lo general, una empresa tiene un menor número de cuentas de pasivos que de activos.

Cuentas por pagar

Las Cuentas por pagar son lo opuesto de las Cuentas por cobrar. La promesa de pagar una deuda que surge de una compra a crédito es una Cuenta por pagar. Se dice que tal compra se realizó a crédito o a cuenta. Todas las compañías, desde Greg’s Groovy Tunes hasta Coca-Cola e eBay, tienen Cuentas por pagar.

Documentos por pagar

Los Documentos por pagar son lo opuesto de los Documentos por cobrar. Los documentos por pagar representan deudas que tiene el negocio, porque firmó pagarés al solicitar dinero en préstamo o al comprar algo.

Pasivos

Un pasivo es una obligación con respecto a la cual la empresa conoce el monto adeudado, pero cuya factura aún no se paga. Impuestos por pagar, Intereses por pagar y Salarios por pagar son cuentas de pasivo.

Capital contable del propietario

Los derechos del propietario sobre los activos del negocio reciben el nombre de capital contable del propietario. Una compañía tiene cuentas separadas para los diversos elementos del capital contable del propietario.

Capital social o capital aportado

La cuenta de capital social o aportado representa la inversión neta del propietario en la empresa. Muestra la acumulación de la inversión del propietario, los retiros y la utilidad (o pérdida) neta de la empresa durante la vida de ésta. En otras palabras, el capital es el valor neto invertido por el propietario en un negocio.

Retiros

En cualquier momento, el propietario puede retirar de la compañía efectivo u otros activos. Esto representa una recuperación sobre su inversión de capital, así como una distribución de las ganancias de la compañía.

Ingresos

El incremento en el capital contable creado por la entrega de bienes o servicios a los clientes se denomina ingreso. El mayor contiene tantas cuentas de ingresos como sea necesario.

Gastos

Los gastos consumen activos o crean pasivos durante la operación de una empresa, y tienen el efecto opuesto de los ingresos. Los gastos disminuyen el capital. Una empresa necesita una cuenta por separado para cada tipo de gasto, como Gastos por salarios, Gasto por renta, Gasto por publicidad y Gastos por servicios generales. Las empresas se esfuerzan por minimizar sus gastos con la finalidad de maximizar la utilidad neta.